¿Cumple el tablón de anuncios de tu empresa con la normativa de protección de datos?
Derecho de internet y las nuevas tecnologías
Susana Pastor Embi
Directora de Marketing y responsable
de ATREVS “INTÉRPRETES DIGITALES”
susana.pastor@atreuslegaldigital.es
Aunque los nuevos tiempos han conducido a que la jurisprudencia haya reconocido como válida la posibilidad de usar el correo electrónico con fines informativos a modo de tablón virtual, siempre y cuando no entorpezca el funcionamiento originario del correo electrónico empresarial, son todavía muchos los centros de trabajo en los que hay un tablón de anuncios que se utiliza para dejar constancia de informaciones que son importantes para los trabajadores. ¿Cómo hacer un buen uso de las publicaciones en este “tablón físico” para cumplir con la Protección de Datos?
Sin duda, hay que ser especialmente cuidadoso en estas publicaciones de información diversa y de interés para los trabajadores, bien de parte de la empresa o de la representación sindical, y estar muy seguros de que cumplimos con la normativa en materia de Protección de Datos que nos obliga a proteger la intimidad personal y el honor de los trabajadores haciendo un tratamiento de datos de carácter personal impoluto ya que el que aparezcan es lo que hace que nazca el riesgo, el que debemos evitar.
La ley nos indica que el tablón de anuncios sin perjuicio de que este en lugar estratégico, debe estar en un espacio en el que sólo puedan tener acceso a él las personas legitimadas para ver su información, es decir, los datos que en él aparezcan no deben ser accesibles a terceros sin el consentimiento expreso del titular. Si no cumplimos, la infracción será doble ya que estaremos incumpliendo en materia de Protección de Datos y también afectando a la intimidad del trabajador.
Animamos al uso del tablón de anuncios, al idóneo, que será el que se adapte a la legalidad y simultáneamente resulte atractivo a los trabajadores
Pero ¿y qué sucede cuando el uso del tablón de anuncios está abierto también, no sólo a la empresa y a los representantes de los trabajadores sino a los propios trabajadores, como un espacio para exponer información quizás, a veces, más lúdica? Sucede que la protección debe ser igual de estricta ya que el respeto al honor y a la intimidad de los empleados será lo que delimite qué sí o qué no se puede publicar.
Por eso, la mejor manera de gestionar el tablón de anuncios de una empresa es el conocimiento de la normativa sobre Protección de Datos así como sobre la protección del honor y de la intimidad y debe es exigible que todos los actores de la empresa conozcan, tanto directivos, representantes sindicales y también los trabajadores, ya que el desconocimiento de la misma no exime de responsabilidad y llegado el caso de no cumplir y cometer una infracción, tener que asumir la correspondiente sanción que ni es barata y además perjudica a la reputación de la empresa.
Animamos al uso del tablón de anuncios, al idóneo, que será el que se adapte a la legalidad y simultáneamente resulte atractivo a los trabajadores para que realmente cumpla con su cometido, ser un espacio abierto que informe cumpliendo de una forma segura.
